Werkkostenregeling 2026: wat kan uw werkgever belastingvrij vergoeden

Uw werkgever kan u het hele jaar door vergoedingen geven waarover u geen loonbelasting betaalt. De ruimte daarvoor heet de werkkostenregeling (WKR). In 2026 is de vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom. Daarboven geldt 1,18%. Veel werkgevers laten deze ruimte onbenut, terwijl u er als werknemer baat bij heeft.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling is een fiscale regeling voor werkgevers. Vóór 2015 moest elke vergoeding apart worden beoordeeld. Met de WKR mag de werkgever een deel van de loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, zonder dat de werknemer daar belasting over betaalt.

De regeling werkt met een percentage van de totale loonsom. De werkgever bepaalt zelf waaraan hij het budget besteedt. Vergoedingen binnen de vrije ruimte zijn onbelast voor de werknemer.

Bron: Belastingdienst - Werkkostenregeling.

Hoeveel is de vrije ruimte in 2026?

De vrije ruimte in 2026 is opgebouwd uit twee schijven:

Een werkgever met een loonsom van € 500.000 heeft een vrije ruimte van:

• 2,00% × € 400.000 = € 8.000
• 1,18% × € 100.000 = € 1.180
• Totaal: € 9.180

Deze percentages zijn in 2026 ongewijzigd ten opzichte van 2025. De grens van € 400.000 blijft ook gelijk.

Bron: Rijksoverheid - Werkkostenregeling.

Wat valt binnen de vrije ruimte?

Binnen de vrije ruimte mag de werkgever veel verschillende vergoedingen en verstrekkingen geven:

• cadeaus en kerstpakketten
• personeelsfeesten en bedrijfsuitjes
• fiets van de zaak (binnen voorwaarden)
• sportabonnement via de werkgever
• abonnement op een vakblad of krant
• bloemen bij ziekte of geboorte
• kerstgratificatie of bonus in natura
• een drankje op de werkplek

De regels zijn ruim, maar niet onbeperkt. Vergoedingen moeten een redelijke omvang hebben en mogen niet in strijd zijn met de wet.

Wat valt buiten de vrije ruimte (gerichte vrijstellingen)?

Sommige vergoedingen zijn volledig onbelast, los van de vrije ruimte. Deze heten gerichte vrijstellingen:

• reiskosten woon-werkverkeer: € 0,23 per kilometer
• maaltijden op de werkplek: € 3,75 per maaltijd
• cursussen, opleidingen en studieboeken: volledig onbelast
• werkkleding: volledig onbelast, mits het om echte werkkleding gaat

Deze gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. De werkgever kan ze stapelen.

Bron: Belastingdienst - Gerichte vrijstellingen.

Wat gebeurt er als de vrije ruimte wordt overschreden?

Komt de werkgever boven de vrije ruimte uit, dan moet hij over het meerdere een eindheffing van 80% betalen. Dit is een belasting die de werkgever zelf betaalt, niet u als werknemer.

Voorbeeld: een werkgever met € 600.000 loonsom heeft een vrije ruimte van € 13.080 (€ 8.000 + € 5.080). Besteedt hij € 15.000 aan vergoedingen, dan zit hij € 1.920 boven de ruimte. De eindheffing is dan 80% × € 1.920 = € 1.536. Die betaalt de werkgever uit eigen zak.

Hoe weet u wat uw werkgever heeft vergoed?

Op uw loonstrook ziet u niet automatisch of een vergoeding uit de vrije ruimte komt. Vergoedingen die onder de WKR vallen, zijn al vrij van loonbelasting. U merkt het dus vooral aan wat u wel en niet op uw loonstrook ziet.

Vraag uw werkgever of de afdeling HR of PZ hoeveel vrije ruimte er in het bedrijf is en hoe die wordt gebruikt. Veel werkgevers besteden de ruimte aan het einde van het jaar aan een kerstpakket of een bonus. Anderen plannen het hele jaar door.

Wat kunt u zelf doen?

Als werknemer heeft u weinig directe invloed op de werkkostenregeling. De keuze ligt bij de werkgever. Maar u kunt wel:

• vragen om een fiets van de zaak als alternatief voor een eigen fiets
• voorstellen om een cursus of opleiding via de werkgever te laten lopen
• aandringen op een beter kerstpakket als de ruimte onbenut blijft
• bij een personeelsfeest of bedrijfsuitje: meegaan, want het telt als onbelaste vergoeding

Een werkgever die de vrije ruimte goed benut, kan u honderden euro's per jaar aan belastingvrije vergoedingen geven. Dat is een voordeel dat u in uw eigen portemonnee houdt.

Bron: Rijksoverheid - Veelgestelde vragen WKR.

Veelgestelde vragen

Telt een fiets van de zaak bij de vrije ruimte?

Ja, een fiets van de zaak valt binnen de vrije ruimte. De werkgever kan ook kiezen voor de zogenaamde 'fiets van de zaak'-regeling buiten de WKR. Daarvoor gelden aparte voorwaarden, zoals een maximum bijtelling.

Mag mijn werkgever een kerstpakket geven zonder dat het ten koste gaat van mijn loon?

Ja, een kerstpakket van maximaal € 75 (incl. btw) per jaar is volledig onbelast. Boven dat bedrag gaat het ten koste van de vrije ruimte.

Kan ik als werknemer de vrije ruimte zelf verdelen?

Nee, de verdeling is aan de werkgever. U kunt wel voorstellen doen, maar de werkgever beslist.

Wat als mijn werkgever niets doet met de vrije ruimte?

De vrije ruimte is geen recht. Ongebruikte ruimte vervalt aan het einde van het jaar. U kunt uw werkgever wijzen op de mogelijkheden, maar u kunt niet zelf aanspraak maken.

Geldt de WKR ook voor ZZP'ers?

Nee. De werkkostenregeling is alleen voor werkgevers die personeel in dienst hebben. ZZP'ers hebben hun eigen aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en de MKB-winstvrijstelling.

Hoe zit het met een mobiele telefoon van de zaak?

Een mobiele telefoon die uw werkgever ter beschikking stelt, is volledig onbelast. Hij valt buiten de vrije ruimte als de telefoon noodzakelijk is voor uw werk.

Wat verandert er in 2027?

Vanaf 1 januari 2027 stijgt de vrije ruimte verder, zo heeft de Rijksoverheid aangekondigd. De exacte percentages worden vastgesteld in het Belastingplan 2027. De verwachting is dat het percentage over de eerste schijf hoger wordt, zodat ook kleinere werkgevers meer ruimte krijgen.

Bron: Rijksoverheid - Belastingplan 2027.

Hoe is de WKR ontstaan?

De werkkostenregeling is op 1 januari 2015 ingevoerd als vervanger van een systeem met losse, onbelaste vergoedingen. Vóór 2015 golden er lijsten van toegestane vergoedingen, de zogenaamde 'vergoedingenlijst'. Daarop stond bijvoorbeeld dat een werkgever een dagelijkse lunch mocht vergoeden, of een kerstpakket van maximaal een bepaald bedrag.

De oude regeling was rigide. Een werkgever die een nieuwe vergoeding wilde invoeren, moest wachten op een wetswijziging. De WKR maakte een einde aan die lijst: in plaats daarvan kreeg elke werkgever een budget, en mocht hij zelf bepalen waaraan hij dat uitgaf.

In de eerste jaren na de invoering was het percentage lager en de drempel lager. In 2020 is de vrije ruimte verhoogd naar 3,00% over de eerste € 400.000. Tijdens de coronacrisis is dat percentage tijdelijk verhoogd naar 5,00% om werkgevers tegemoet te komen. Daarna is het in stappen teruggebracht naar de huidige 2,00%.

Bron: Rijksoverheid - Historische ontwikkeling WKR.

Samenvatting

• De werkkostenregeling geeft uw werkgever een vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen.
• In 2026 is de vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 loonsom, en 1,18% daarboven.
• Bij overschrijding betaalt de werkgever 80% eindheffing.
• Gerichte vrijstellingen (reiskosten, cursussen, maaltijden) gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
• Veel werkgevers laten de ruimte onbenut; dat is zonde voor u als werknemer.

Heeft u naast uw loon ook andere inkomsten of aftrekposten? Met onze Belastingchecker ziet u in 2 minuten hoeveel u terugkrijgt. De tool rekent met al uw aftrekposten en heffingskortingen. Wilt u meer weten over hoe heffingskortingen werken? Lees ook ons artikel over het verschil tussen een heffingskorting en een aftrekpost.